Business Workflow
Employee Self Service bei TUI:
komplexe Human Resource-Prozesse intelligent managen
Mitarbeiter ändern ihre Adresse, beantragen, Schulungen und Urlaub, heiraten oder informieren sich über interne Stellenausschreibungen.
Um diese zahlreichen und komplexen Vorgänge bei TUI effizient zu managen, implementierte R|S|P 20 Workflows für den Employee Self Service (ESS), die computergestützte “Arbeitnehmerselbstverwaltung“ via Intra- und Internet.
Projektziel
Dezentralisierung und effiziente Gestaltung der Personaladministration war die Anforderung der TUI AG.
Im Rahmen des Employee Self Service (ESS) war geplant, dass die 12.000 Mitarbeiter ihre Formulare, Anträge usw. zukünftig selber verwalten.
In einem zweiten Schritt wurde das Skillmanagement, bei dem Mitarbeiter/innen ihr Know-how und ihre Tätigkeitsprofile selbst verwalten, über ESS abgewickelt.
Dabei galt es, die hohen Anforderungen an Sicherheitsbedingungen und an die Benutzerfreundlichkeit zu realisieren.
Projekt / Szenarien
Mitarbeiter, Vorgesetzte und Management profitieren von der kollektiven Verwaltung in der Personalarbeit: Schnellere Dienstwege, größere Transparenz, weniger Arbeitsaufwand und die Integration unterschiedlicher Geschäftsprozesse führen zu mehr Zufriedenheit und erhöhter Produktivität.
Die R|S|P implementierte bei der TUI 20 Workflows in den Bereichen Personalmanagement (Stammdaten und Abrechnung), Employee Self Service (ESS) und Veranstaltungsmanagement (Teilnahmebeantragung und –genehmigung). Beispielsweise im Workflow „Trainingsangebot“ können Schulungen aus Katalogen ausgewählt werden. Der anschließende Genehmigungsworkflow bearbeitet den Antrag und führt direkt eine Buchung aus. Ein weiterer Workflow kann die Teilnahme auch wieder stornieren. Dabei bietet jede Prozess-Etappe die Möglichkeit, Begründungen und Erklärungen als Freitext einzugeben.
Einige Employee Self Services wurden zusätzlich als Webflow realisiert, um Mitarbeitern, die sich nicht im SAP-Umfeld bewegen, die gewohnte Intranet/Internet-Navigationsumgebung zur Verfügung zu stellen.
Manuelle Eingriffe der Personalabteilung sind nur noch im Fehlerfall erforderlich. Daten, die nicht vom Mitarbeiter selbst änderbar sind, wie z.B. das Gehalt, lösen einen internen Serviceauftrag an die Personalabteilung aus.
Kundennutzen
Die Funktionalitäten von ESS im technischen Umfeld von Workflow-Prozessen, entlasten die Personalabteilung enorm von Routineaufgaben. Jetzt kann sie sich wieder verstärkt ihren strategischen und beratenden Funktionen (z.B. Personalentwicklung und Personalbeschaffung) zuwenden. Hauptvorteil ist, dass das ESS-System unabhängig von der Anwesenheit der Mitarbeiter in der Personalabteilung ist und stattdessen einen 24-StundenService bietet. Hinzu kommt, dass die elektronischen Personalakten nicht nur den Papierbedarf, sondern auch die telefonischen Anfragen bezüglich Bescheinigungen, Anträgen usw. sehr stark reduzieren.
Alle Mitarbeiter haben „ihre Daten in eigener Hand“ und durch die Festlegung der Bearbeitungsreihenfolge gelangt jede Aufgabe zur richtigen Zeit an den richtigen Sachbearbeiter. Eine deutliche Prozesskosten-Reduzierung ist das Ergebnis.
unser Kunde sagt...
„Nach einer Gewöhnungsphase von nur drei Monaten genießen die produktiv eingeführten HR-Workflows, trotz massiver Änderungen im gewohnten Ablauf, gute Akzeptanz der Endbenutzer. TUI plant auf Grund der guten Erfahrungen vielfältige Erweiterungen des Employee Self Service, um die Personalabteilung zu entlasten.“
Dr. Böwer
Leiter HR Management Systems, TUI AG
TUI
Die TUI AG ist ein international tätiger Konzern mit den Geschäftsbereichen Touristik und Schifffahrt. In beiden Segmenten besetzt TUI eine führende Marktposition: Nummer 1 unter den europäischen Tourismusunternehmen und Nummer 5 in der Welt der Containerschifffahrt.
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