SAP Workflow-Prozess mit dem Blackberry
Scandlines macht den Genehmigungsprozess des Wareneinkaufs mobil.
Scandlines nutzt das SAP System für die Bestellung aller Waren und Dienstleistungen, die für den Betrieb der Fähren, Häfen, Restaurants und Shops benötigt werden. Mit der Lösung von R|S|P kann die Genehmigung bzw. Ablehnung von Bestellanforderungen von den verantwortlichen Mitarbeitern unabhängig von Ort und Zeit mittels ihrer BlackBerry Handhelds ausgelöst werden.
Projektziel
Ziel von Scandlines war es, im bestehenden SRMSystem (Supplier Relationship Management) den Genehmigungsprozess von Bestellanforderungen effizienter und schneller zu gestalten. Dazu sollte der SAP-Standardprozess, der die Genehmigung bzw. Ablehnung von Shopping-Cart-Vorgängen nur aus dem WEB-Portal des SRM-Systems oder aus der entsprechenden eMail beim Genehmiger vorsieht, erweitert werden, so dass diese Funktionalität auch mittels BlackBerry möglich ist.
Projekt / Szenario
In Kombination mit einer eigenen Lösung implementierte R|S|P den neuen SAP-Internetservice bei Scandlines: Durch eine spezielle Modifikation und Erweiterung der Links in den Bearbeiter-Mails, die zum BlackBerry des Genehmigers weitergeleitet werden, wird keine Antwort-eMail generiert, sondern der neue Internetservice aufgerufen. Dieser veränderte Link enthält jetzt unter anderem die IdentifizierungsNummer des Shopping-Cart-Vorganges, die Entscheidung und den Genehmiger. Der neue Service analysiert den Aufruf und erstellt nun automatisch eine interne SAP-eMail, die im Rahmen des SAP-Standardprozesses ausgewertet werden kann. Somit bleibt der Genehmigungsprozess unverändert; denn der Workflow erkennt nicht,ob die Bearbeitung des Shopping-Cart-Vorganges mittels PC-Mailclient oder BlackBerry erfolgt ist. Mit der R|S|P-Modifikation und Erweiterung der Links in den Bearbeiter-eMails ist auch eine 1-KlickGenehmigung via BlackBerry möglich.
Kundennutzen
Bisher haben sich die Mitarbeiter, nach dem Lesen der Bearbeiter-eMail im BlackBerry, im Web-Portal des SRM-Systems angemeldet und den ShoppingCart-Vorgang dort bearbeitet.Seit der Implementierung der R|S|P–Lösung kann der Mitarbeiter die Genehmigung bzw. Ablehnung von Shopping-Carts mittels BlackBerry sofort erledigen. Dadurch wird der Prozess effizienter und schneller gestaltet,die Durchlaufzeiten wurden verkürzt. Ein weiterer Vorteil dieser Lösung besteht in einer verbesserten Prozessakzeptanz bei den Anwendern.
Nutzen im Überblick
- 1-Klick-Genehmigung,
- einfache und komfortable Bedienung,
- hohe Akzeptanz,
- gewohnte Genehmigungsmöglichkeit per eMail bleibt bestehen,
- keine Verzögerungen durch Abwesenheiten,
- geringer Implementierungsaufwand, minimale Modifikationen,
- keine Änderung am bestehenden Workflow, hoher Ausnutzungsgrad von SAP SRM Standardfunktionen,
- Beschleunigung des Genehmigungsweges und
- Wahrung des Scandlines-Sicherheitsstandards
Birgit Katzfuß
Einkaufsleiterin der Scandlines Deutschland GmbH
„Die Beschleunigung der Entscheidungsprozesse sowie die Möglichkeit des 24-Stunden-Zugriffs, verbunden mit der Ortsunabhängigkeit stellen für mich echtes und profitables „Mobile Business“ dar, auf das ich nicht mehr verzichten möchte."
Scandlines
Die Scandlines GmbH ist eine der größten Fährreedereien im Ostseeraum. Das Unternehmen wurde 1998 durch die Fusion der beiden größten nationalen Fährgesellschaften Deutschlands und Dänemarks gegründet. Mit 17 Fährschiffen betreibt Scandlines 8 Linien, die im Ostseeraum zwischen 11 Häfen verkehren. Im Jahr 2008 beförderte die Reederei 17,3 Millionen Passagiere, 3,6 Millionen Pkw, 1,1 Millionen Lkw, 84.200 Eisenbahnwagen sowie 68.700 Busse.
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