Business Workflow zur Rechnungsprüfung
Rechnungsprüfung bei T-Mobile:
Komplexe betriebswirtschaftliche Geschäftsprozesse intelligent managen
Die von R|S|P implementierten mehrstufigen Workflows beschreiben ausführlich die operativen Arbeitsschritte, die notwendig sind, um jährlich ca. 200.000 Eingangsrechnungen effizient zu managen – vom Eingang bis zur Zahlung, inklusive verschiedener Prüfungsmöglichkeiten und Prüfinstanzen. Die Durchlaufzeiten wurden enorm verkürzt – die Zusammenarbeit zwischen Finanzabteilung, Rechnungswesen und Einkauf wesentlich effektiver.
Projektziel
Aufgrund der langen Durchlaufzeiten mit zahlreichen Rückfragen bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen in Papierform, war eine drastische Reduzierung des Gesamtaufwands und die Transparenz bei der Belegverfolgung für alle beteiligten Abteilungen (Finanzen, Rechnungswesen und Einkauf) das Ziel.
Projekt / Szenario
Mobile, internationale Telefongespräche werden über das Roaming-Verfahren ermöglicht und von den ausländischen Telefongesellschaften gegenüber T-Mobile in Rechnung gestellt. Diese gehen beim zentralen Rechnungseingang der T-Mobile Deutschland GmbH ein, werden dort erfasst, eingescannt und durchlaufen mittels eines definierten Business Workflows automatisch verschiedene Prüfinstanzen wie Anforderer/Rechnungssteller, Vorgesetzte und Einkaufsverantwortliche.
Das System benachrichtigt aktiv und fordert zum nächsten Prozessschritt auf. Durch die Anbindung eines optischen Archivs, über die SAP-StandardSchnittstelle ARCHIVLINK, haben die Prüfenden online direkten Zugriff auf die Rechnungen und können so im Fehlerfall mit einer Belastungsanzeige reagieren, Anmerkungen als Freitext absetzen oder einfach ihren Prüfvermerk eingeben. Ein Kopieren der Rechnung für die eigene Ablage ist nicht mehr erforderlich, Postwege zwischen den Abteilungen und verschiedenen Niederlassungen entfallen.
Die realisierten mehrstufigen Business Workflows zum Prozess von Rechnungseingang, Rechnungsprüfung und Rechnungszahlung, unterscheiden zwischen Rechnungen mit und ohne Bestellbezug. Dabei wechselt die Steuerung zwischen SAP und Internet, die Authentifizierung erfolgt über eine eigene Intranet-Benutzerverwaltung.
Kundennutzen
Bevor die Workflows zur Rechnungsprüfung bei T-Mobile implementiert wurden, gab es Durchlaufzeiten von 7-10 Tagen für Rechnungen ohne Bestellbezug.
Nach rund einem Jahr Erfahrung mit der IT-Lösung von R|S|P, konnte zufrieden festgestellt werden, dass 50 % der Eingangsrechnungen bereits nach einem Tag geprüft waren, und somit allein durch die Nutzung von Zahlungsvorteilen (Skonto) eine enorme Kostenreduktion erreicht und der ROI beschleunigt wurde.
Die Prozesse sind nachvollziehbar und vollständig. Dadurch ist die Einarbeitung bzw. Umstellung für die Mitarbeiter einfach und erfährt eine hohe Akzeptanz.
unser Kunde sagt...
„T-Mobile bearbeitet jährlich bis zu 200.000 Eingangsrechnungen. Der Workflow zur Rechnungsprüfung führte zu einer Verkürzung der Durchlaufzeit, pro Vorgang um den Faktor fünf. Zeit und kostenaufwändige Rückfragen entfallen, da jederzeit der Gesamtstatus und der Bearbeitungsstand sämtlicher in Bearbeitung befindlicher Rechnungen abrufbar ist.“
Ruth Grau
Abteilungsleiterin business services accounting systems, T-Mobile
T-Mobile
Das 1992 in Betrieb genommene D-Netz hat aktuell mehr als 34 Millionen Nutzer. T-Mobile ist damit führend im deutschen Markt und global betrachtet, heute mit mehr als 109 Millionen Kunden der sechst größte Mobilfunkbetreiber der Welt (03/2007).
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